Bevor wir über Recruiting-Kosten reden: Was kostet eine unbesetzte Stelle?
Zum Tag des Handwerks im September 2026 meldet die Bundesagentur für Arbeit: Eine offene Stelle im Handwerk war im Schnitt 242 Tage unbesetzt, über alle Berufe 167 Tage. 2015 lag der Handwerkswert noch bei 104 Tagen. Bei Berufskraftfahrern (Berufsgruppe inklusive Bus und Taxi) liegt die Vakanzzeit laut BA-Statistik je nach Bundesland zwischen gut 150 und knapp 300 Tagen, in Bayern bei 218 und in Nordrhein-Westfalen bei 195 Tagen (Jahresdurchschnitt bis August 2026). Bundesweit gab es im zweiten Quartal 2026 rund 1,02 Millionen offene Stellen (IAB-Stellenerhebung), und 36 Prozent der Unternehmen können Stellen zumindest teilweise nicht besetzen (DIHK-Report Fachkräfte 2025/2026). Das ist kein Recruiting-Problem. Das ist ein Bilanzproblem.
Für Fahrer haben wir selbst nachgezählt: In der Jobbörse der Bundesagentur stehen 17.896 Stellenanzeigen für Berufskraftfahrer 22.105 Bewerberprofilen gegenüber (Stand 25.09.2026). Regional liegen die Werte um den Faktor 8 auseinander, von 0,34 Profilen je Anzeige in Münster bis 2,83 in Köln. Alle 40 Städte stehen in der Auswertung Fahrermarkt 2026. Die Verbände schätzen den Fahrermangel auf über 70.000 Fahrer, hochgerechnet sind rund 25.000 Stellen offen (KOFA, März 2026).
Eine verbreitete Faustformel für Vakanzkosten (Cost of Vacancy) geht auf den US-Recruiting-Berater John Sullivan zurück: Brutto-Jahresgehalt geteilt durch 250 Arbeitstage, multipliziert mit einem Faktor zwischen 1 und 3 für den Wertbeitrag der Stelle, multipliziert mit der Vakanzdauer in Tagen. Die Zuordnung 1 für Hilfskraft, 2 für Fachkraft, 3 für Führung ist eine Praxiskonvention, keine Norm. Das Ergebnis ist der entgangene Wertschöpfungsbeitrag der unbesetzten Stelle.
Wer es nicht selbst rechnen will, kann sich an Erhebungswerten orientieren. StepStone hat 2022 die Vakanzkosten nach Berufsgruppen berechnet (Cost-of-Vacancy-Analyse, gemeinsam mit Tobias Zimmermann). Diese Werte gelten pro unbesetzter Stelle bis zur Besetzung, nicht pro Jahr:
- Logistik: 22.016 EUR pro unbesetzter Stelle.
- Buchhaltung: 23.440 EUR pro unbesetzter Stelle.
- Handwerk: 32.600 EUR pro unbesetzter Stelle.
- Administration: 16.056 EUR pro unbesetzter Stelle.
Die Formel oben liefert je nach Gehalt, Faktor und Vakanzdauer oft deutlich höhere Werte, weil sie den vollen entgangenen Wertschöpfungsbeitrag ansetzt. Die StepStone-Zahlen von 2022 sind die konservativere Größe. Für eine ehrliche Kalkulation nehmen Sie den unteren Wert und rechnen mit Ihren eigenen Zahlen gegen.
StepStone kam 2022 im Schnitt aller Arbeitgeber auf 29.000 EUR pro unbesetzter Stelle, in Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten auf über 73.000 EUR. Eine neuere StepStone-Rechnung mit Daten aus 2023 kommt auf rund 49.500 EUR, rechnet aber mit dem Umsatz pro Arbeitskraft statt mit dem Gehalt und ist deshalb nicht direkt vergleichbar. Im Finanzwesen nennt StepStone einen Durchschnitt von 67.000 EUR und Spitzenwerte bis 130.000 EUR. Gesamtwirtschaftlich schätzt das Institut der deutschen Wirtschaft den Verlust durch fehlende Fachkräfte für 2024 auf 49 Milliarden EUR an Produktionskapazität, für 2027 auf 74 Milliarden EUR.
Sie wissen das schon und wollen die Lösung sehen? So läuft eine Fahrer-Kampagne (2 Min Video)
Diese Bezugsgröße müssen Sie kennen, bevor Sie über Recruiting-Kosten reden. Ein Headhunter-Honorar von 11.000 EUR wirkt teuer, wenn Sie nur die Rechnung sehen. Es wirkt günstig, wenn Sie 22.000 EUR Vakanzkosten bis zur Besetzung dagegen rechnen. Mehr zu den Branchen-Spezifika: Vakanzkosten LKW-Fahrer im Detail und Vakanzkosten im Handwerk.
Cost per Hire: Die einzige Kennzahl, die wirklich zählt
Cost per Hire (CPH) ist die Summe aller Recruiting-Kosten geteilt durch die Anzahl tatsächlicher Einstellungen. Klingt trivial. Wird aber von den meisten Anbietern systematisch verschleiert, weil ehrliche CPH-Zahlen unbequem sind.
Wie hoch der Cost per Hire in Deutschland ist, hängt vor allem davon ab, was gemessen wird. Die belastbaren Erhebungen im Überblick:
Dazu kommt: Je knapper der Arbeitsmarkt, desto teurer die Einstellung. Verdoppelt sich die Arbeitsmarktanspannung, steigen die Einstellungskosten laut IAB-Kurzbericht 12/2023 im Schnitt um 13,7 Prozent. Gewerbliche Engpassberufe wie Berufskraftfahrer liegen deshalb eher über diesen Durchschnitten.
Cost per Hire ist die ehrlichste Kennzahl. Sie macht jedes Modell vergleichbar. Und sie verzeiht keine versteckten Kosten. Wenn ein Anbieter Ihnen den CPH auch nach Prüfung Ihrer Stelle nicht durchrechnen kann oder will, hat er einen Grund.
Cost per Hire ist NICHT dasselbe wie Pay-per-Hire. Pay-per-Hire ist ein Anbieter-Modell (Provision wird nur bei Einstellung fällig). Cost per Hire ist eine Kennzahl. Diese Begriffsverwirrung wird im Markt gerne ausgenutzt. Bleiben Sie sauber.
Cost per Hire = (Setup + Honorare + Werbebudget + interne Personalkosten + Lizenzkosten) / Anzahl Einstellungen. Zwei eigene Datenpunkte aus gewerblichen Fahrer-Stellen, beide nur mit dem Werbebudget gerechnet, ohne Setup und Service-Honorar: LGI Logistics (Berufskraftfahrer im Nahverkehr, Buxtehude) 53 Bewerbungen, 2 Einstellungen, 475 EUR Werbekosten je Einstellung, Monat 1 isoliert. Ahnefeld Logistik (LKW-Fahrer im Fernverkehr, Minden) 280 Bewerbungen, 4 Einstellungen in rund drei Monaten, 658 EUR Werbekosten je Einstellung. Für Ihren vollständigen Cost per Hire rechnen Sie Setup und Honorar Ihres Anbieters dazu, egal welches Modell Sie wählen.
| Eigene Kampagne (gewerblich) | Stelle / Region | Bewerbungen | Einstellungen | Werbekosten je Einstellung |
|---|---|---|---|---|
| LGI Logistics | Berufskraftfahrer, Nahverkehr · Buxtehude | 53 | 2 | 475 € (Monat 1 isoliert) |
| Ahnefeld Logistik | LKW-Fahrer, Fernverkehr · Minden | 280 | 4 | 658 € (rund drei Monate) |
Quelle: eigene Kampagnendaten 2026 (90-Tage-Fachkraftsystem, Werbekonto und Bewerber-Tabelle). Werbekosten je Einstellung = Werbebudget geteilt durch Einstellungen, ohne Setup und Service-Honorar. Ahnefeld Logistik: Alle vier fuhren am 20. August 2026 noch dort.
Bevor wir in die Einzelmodelle steigen: Der gesamte Markt zerfällt in vier Familien. Wer die Familien kennt, kann Anbieter sofort einordnen, statt sich von Pricing-Folien blenden zu lassen.
Erfolgshonorar
Headhunter, Personalvermittlung, Pay-per-Hire-Plattformen. Abrechnung als Provision vom Brutto-Jahresgehalt oder als Festpreis bei Einstellung. Onboarding fehlt fast immer.
Werbebudget-Selbstbedienung
Sponsored Stellenanzeigen (StepStone, Indeed), Active Sourcing über LinkedIn. Time-to-Fill bleibt das Problem, interne Sichtungs-Zeit wird oft unterschätzt.
Marketing-Stack
Social-Recruiting-Agentur, 90-Tage-Fachkraftsystem, KI-System schlüsselfertig. Hebel für klassische Mittelstands-Stellen, der Unterschied liegt in Qualifizierung und Onboarding.
Eigen-Recruiting
Kostenlose Indeed-Anzeigen, Bundesagentur, eigene Karriereseite, Mitarbeiterempfehlung. Direkter Geldfluss niedrig, versteckte Personalkosten und Vakanzkosten hoch.
Die 10 Recruiting-Modelle im direkten Vergleich
Wir haben diese Tabelle so gebaut, dass Sie in zwei Minuten sehen, wo Sie heute stehen und was die Alternative kostet. Achten Sie auf die letzte Spalte. Da entscheidet sich, ob Recruiting wirklich günstig ist oder nur günstig wirkt.
| # | Modell | Setup / Fix | Variabel / Erfolg | CPH-Range | Wann sinnvoll | Versteckte Kosten |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Headhunter (Executive Search) | – | 25-35 % vom BJG | 15.000-50.000+ € (Honorar) | Top-Management ab 100K Gehalt | Kein Onboarding, Garantie 3-6 Monate |
| 2 | Personalvermittlung (klassisch) | – | 20-30 % BJG (BDU-Schnitt 27,5 %) | 8.000-20.000 € (Honorar) | Fach- und Spezialistenstellen, schnell | Garantie nur 3-6 Monate |
| 3 | Sponsored Stellenanzeigen (StepStone, Indeed) | 219-2.499 € (Stellenbörse StepStone) bzw. Preis pro begonnener Bewerbung (Indeed) | – | 1.800-4.500 € (Anbieterwert, Umfang unbekannt) | Volume-Hires Generalisten | Hohe interne Sichtungs- und Vorquali-Zeit |
| 4 | Pay-per-Hire-Plattformen | 0 € (teils Einrichtungsgebühr) | 14-22 % vom BJG oder Festpreis pro Hire | 4.000-9.000 € (Honorar) | Wenn intern Recruiter da ist | Anbieter-Anreiz, jeden als „passend" zu framen |
| 5 | Social-Recruiting-Agentur | 1.500-3.000 € Setup + 800-2.500 €/Monat | – | 800-2.200 € (Anbieterwert, Umfang unbekannt) | Volumen-Bedarf in Logistik / Handwerk | Wechselnde Ansprechpartner, kein Onboarding |
| 6 | 90-Tage-Fachkraftsystem | Festpreis pro Stelle: Setup einmalig + Monatspreis (3 Monate), Betrag im Strategiegespräch | Werbebudget extern, direkt an Meta | Gesamtpreis im Gespräch. Reine Werbekosten im Logistik-Case: 475 € je Einstellung (Monat 1 isoliert) | Mittelstand 5-50 MA, Logistik + SHK / Elektro | 3 Monate Mindestlaufzeit |
| 7 | KI-System schlüsselfertig | Festpreis einmalig, Betrag im Gespräch | – | Festpreis verteilt auf alle Einstellungen nach der Übergabe, plus Werbebudget | Kunde will langfristig autark recruiten | Eigenes Server-Hosting nötig |
| 8 | Eigen-Recruiting (Indeed kostenlos + Arbeitsagentur) | 0 € direkt | – | 0 € direkt / 1.200-6.700 € interne Zeit (eigene Rechnung) | Notlösung, kleines Volumen | Vakanz dauert deutlich länger (Handwerk: 242 Tage) |
| 9 | Active Sourcing (LinkedIn) | rund 123 €/Monat Recruiter Lite (Jahreszahlung) | + Recruiter-Zeit, rund 7 h / Woche (Annahme) | 2.100-8.100 € (eigene Rechnung inkl. Recruiter-Zeit) | IT, Tech, Akademiker | InMail-Limit, sehr zeitintensiv |
| 10 | Mitarbeiterempfehlung (Bonus) | – | 501-1.000 € Prämie (95 % Geld) | 600-1.200 € (Prämie plus Arbeitgeberanteil) | Nur wenn Belegschaft motiviert | Skaliert nicht, 1-3 Hires pro Jahr realistisch |
Quellen: BDU Facts & Figures 2025 (Durchschnittshonorar 27,5 Prozent), StepStone-Preise seit 25.03.2026, Indeed-Preisseite (geprüft 01.10.2026), LinkedIn-Hilfe und deutsche Preisübersichten, öffentliche Preise von Pay-per-Hire-Plattformen und Social-Recruiting-Anbietern (Stand 2026), Radancy-Studie 2023 zu Empfehlungsprämien, eigene Kampagnendaten 2024 bis 2026. In der CPH-Spalte steht der Umfang je Zeile: Honorar ohne interne Kosten, eigene Rechnung oder veröffentlichter Anbieterwert. Rechenwege in den Modell-Abschnitten.
Wer 8 von 10 Modellen kennt, sieht das Muster: Kaum ein Anbieter rechnet den Cost per Hire mit allen Posten offen vor. Fordern Sie diese Rechnung ein, bei jedem Modell, auch bei uns.
Modelle mit Erfolgshonorar: Headhunter, Personalvermittlung, Pay-per-Hire
Diese drei Modelle haben eines gemeinsam: Bezahlt wird (überwiegend) bei Einstellung. Klingt fair. Hat aber Tücken.
Headhunter (Executive Search)
Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) erhebt jedes Jahr Marktdaten der Personalberatung („Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt“). Die Ausgabe 2026 meldet bei den Honoraren keine grundlegende Veränderung. Im Executive Search wird meist im Retainer-Modell abgerechnet, also in Raten über den Suchauftrag, und manche Berater nehmen Aufträge erst ab einem Mindestgehalt an. Die Preisstruktur:
Was das konkret kostet, gerechnet mit dem BDU-Durchschnitt:
Kündigt der Hire nach Ablauf der Garantiezeit, gibt es keine Erstattung. Sie zahlen erneut.
Personalvermittlung (klassisch)
Das Mittelfeld zwischen Headhunter und Plattform, mit Fokus auf Fach- und Spezialistenstellen. Etwas schneller als Executive Search, etwas weniger Tiefe in der Diagnose. Ähnliche Garantiestruktur wie beim Headhunter.
Pay-per-Hire-Plattformen
Eine Marktkategorie, in der Anbieter (Jobplattformen, oft spezialisiert auf gewerbliche Berufe) meist vorab nichts berechnen, sondern erst bei Einstellung kassieren. Klingt risikolos. Der Konstruktionsfehler: Wer auf Hire bezahlt wird, hat ein wirtschaftliches Interesse, jeden plausiblen Kandidaten als „passend" zu framen. Das verschiebt die Qualitätskontrolle vollständig zu Ihnen, und Zeitdruck plus Vakanzkosten reduzieren ohnehin schon Ihre Sorgfalt.
Im direkten Gegenüber wird sichtbar, wo der Marktstandard endet und wo das System ansetzt:
Im Komplettpaket mit Videodreh: Liegen wir unter der vereinbarten Messlatte an Einstellungen, arbeiten wir bis zu zwei Monate weiter, ohne Service-Gebühr.
* Nur wenn im Angebot vereinbart und mit Ihrer Mitwirkung. Gemessen nach der Mindestlaufzeit, gezählt ab Unterschrift des Arbeitsvertrags, auch ohne Arbeitsantritt. Die Weiterarbeit ist die einzige Folge: Das Werbebudget zahlen Sie weiter, Geld zurück gibt es nicht. Alle Bedingungen: AGB, Abschnitt D.
„Pay-per-Hire" als Marktbezeichnung meint dieses Anbieter-Modell. Es ist NICHT unser Service-Modell. Wenn Sie das Wort woanders im Recruiting-Markt lesen, geht es um Modell 4. Unser Modell läuft anders, dazu unten in Abschnitt 6.
Modelle mit Werbebudget-Selbstbedienung: Stellenanzeigen und Active Sourcing
Diese Modelle haben kein Pricing-Problem. Sie haben ein Time-to-Fill-Problem. Während Sie posten und sourcen, läuft die Vakanz.
Sponsored Stellenanzeigen (StepStone, Indeed)
StepStone-Einzelanzeigen, Preise seit 25.03.2026 (netto):
Seit dem 01.03.2024 rechnet Indeed gesponserte Anzeigen pro begonnener Bewerbung ab (Pay per Started Application), wer mit Tagesbudget bucht, zahlt pro Klick. Eine feste Preisspanne veröffentlicht Indeed nicht, den Mindestpreis sehen Sie erst in der Buchung. Zusätzlich seit dem 10.12.2025: bis zu drei kostenlose Stellenanzeigen pro Monat, jede bis zu 30 Tage online.
Bevor Sie ein Pro-Plus-Paket buchen, schreiben Sie die Anzeige richtig. Eine schwache Anzeige verbrennt das Budget zuverlässig. Mehr dazu in der Anleitung Stellenanzeige schreiben.
Active Sourcing über LinkedIn
Modelle mit Marketing-Stack: Social-Recruiting-Agentur, 90-Tage-Fachkraftsystem, KI-System
Hier liegt der Hebel für klassische Mittelstands-Stellen (Logistik, Handwerk, gewerbliche Berufe). Drei Varianten, die sich im Reifegrad unterscheiden.
Social-Recruiting-Agentur (Markt-Standard)
Der Markt für Social-Recruiting-Dienstleister hat sich seit 2022 stark professionalisiert. Typische Preisstruktur:
Das 90-Tage-Fachkraftsystem (unser Service-Modell)
Unser 90-Tage-Fachkraftsystem hat einen festen Preis pro Stelle: Setup einmalig, dann ein fester Monatspreis, drei Monate Mindestlaufzeit. Werbebudget kommt extern dazu, direkt an die Werbeplattform über Ihr eigenes Werbekonto. Den Betrag nennen wir im Strategiegespräch, nachdem Ihr Fall durchgerechnet ist.
Was unterscheidet es von der klassischen Social-Recruiting-Agentur? Drei Säulen, zehn Bausteine:
Säule 1: Bessere Bewerberqualität
KI-Wunschprofil aus dem Onboarding, KI-Sprachfilter (Buch-Methodik), telefonische Vorqualifizierung durch Senior-Berater mit 40 Jahren Berufserfahrung, lernender Algorithmus.
Säule 2: Kein Lebenslauf-Chaos
Recruiting-Cockpit mit Bewerber-Pipeline, automatisierte Bewerber-Mails (Bestätigung, Absage, Weiterleitung), Gesprächsleitfaden pro Kandidat mit den offenen Punkten aus dem Telefonat.
Säule 3: Fluktuationsschutz
90-Tage-Fluktuationsschutz, Mitarbeiter-Onboarding-Landingpage pro Hire, optional Recruiting-Video-Addon.
Einstellungsgarantie: Im Strategiegespräch prüfen wir Ihre Stelle und Ihre Region und legen für jede Kampagne eine Messlatte an Einstellungen fest. Gezählt wird ab Unterschrift des Arbeitsvertrags, auch wenn die Person nicht antritt; dann greift der Fluktuationsschutz nach den AGB. Liegen wir nach der Mindestlaufzeit darunter, arbeiten wir bis zu zwei Monate weiter, ohne Service-Gebühr. Das Werbebudget läuft weiter, Geld zurück gibt es nicht. Die Einstellungsgarantie gibt es im Komplettpaket mit Videodreh. Ob wir sie für Ihre Stelle aussprechen, sagen wir Ihnen nach dem Gespräch. Tritt ein über die Kampagne eingestellter Mitarbeiter nicht an oder kündigt er in den ersten 90 Tagen, setzen wir die Kampagne einmal für einen Monat ohne neue Service-Gebühr neu auf. Sie melden das binnen eines Monats, nach Vertragsende spätestens drei Monate danach. Insgesamt gibt es je Kampagne höchstens zwei Monate ohne Service-Gebühr.
Was die Methode angeht: Das Buch Der Bewerber-Code beschreibt einen davon, den KI-Sprachfilter, der vor jeder Anzeige läuft. Das ist Säule 1, Baustein 2. Probekapitel ohne Bestellung gibt es im Author-Bereich am Ende.
Ein Headhunter berechnet für jede Einstellung ein eigenes Honorar, ohne Onboarding und ohne weiterlaufende Kampagne, mit einer vertraglichen Garantiezeit von meist drei bis sechs Monaten. Bei uns gilt der Preis pro Stelle, nicht pro Kopf: Jede weitere Einstellung aus derselben Kampagne senkt den Schnitt. Was das für Ihre Stelle heißt, rechnen wir im Strategiegespräch mit Setup und Monatspreis durch. Die Werbekosten aus zwei echten Kampagnen stehen im Abschnitt LGI Logistics.
- ✓ Setup einmalig, dann fester Monatspreis pro Stelle
- ✓ Drei Monate Mindestlaufzeit, Werbebudget direkt an Meta
- ✓ Kein Erfolgsbonus, keine versteckten Kosten
- Machbarkeits-Check starten →
KI-System schlüsselfertig (Festpreis)
Die produktisierte, schlüsselfertige Variante. Wird auf einem eigenen Server beim Kunden installiert (n8n, KI-Stack, Lead-Cockpit). Das Ziel: Nach der Übergabe recruiten Sie ohne Agentur weiter. Sinnvoll, wenn Sie langfristig 8 oder mehr Stellen pro Jahr besetzen wollen und Wert auf Autarkie legen.
Festpreis, schlüsselfertig. Den Betrag nennen wir im Gespräch. Werbebudget weiterhin extern an die Plattform. Laufende Lizenzkosten für die zugrunde liegenden Tools (n8n, Cockpit) sind im Vergleich zu Agentur-Modellen vernachlässigbar.
Was kostet eine Social Recruiting Agentur? Preismodelle 2026 im Vergleich
Eine Social-Recruiting-Agentur kostet 2026 marktüblich 1.500 bis 3.000 Euro Setup und 800 bis 2.500 Euro Honorar pro Monat. Dazu kommen 750 bis 2.500 Euro Werbebudget im Monat, das direkt an Meta, TikTok oder LinkedIn geht. Die Mindestlaufzeit liegt meist bei 3 bis 12 Monaten. Pro Einstellung nennen Anbieter 800 bis 2.200 Euro. Stand: öffentliche Anbieterpreise, September 2026.
Wenn Sie zwei Angebote von Social-Recruiting-Agenturen nebeneinander legen, vergleichen Sie selten dasselbe. Die eine rechnet Setup plus Retainer, die nächste eine Pauschale, die dritte wirbt mit „0 EUR Setup". Damit Sie Angebote sauber einordnen können, hier die vier Abrechnungsmodelle, die im DACH-Markt 2026 üblich sind, mit typischen Spannen.
| Preismodell | Setup einmalig | Laufend | Werbebudget | Laufzeit | Für wen |
|---|---|---|---|---|---|
| Retainer + Setup (Standard) | 1.500-3.000 € (teils bis 5.000 €) | 800-2.500 €/Monat (teils bis 3.000 €) | on top, 750-2.500 €/Monat | meist 3-12 Monate Bindung | Laufender Bedarf, mehrere Stellen |
| Einmal-Kampagne / Pauschale | im Paket | 2.000-5.000 € einmalig (Full-Service) | teils inkl., teils on top | keine Bindung, 30 Tage | Einzelne Position, Test |
| Fixpreis-Paket („0 € Setup") | im Paketpreis eingerechnet | Fixpreis / Paket | meist on top | variabel | Preissensible, die keine Vorab-Zahlung wollen |
| Erfolgsbasiert (Pay-per-Hire) | teils Anzahlung | nur bei Einstellung | teils inkl. | Garantiezeitraum | Seltene Spezialistensuche |
Quellen: öffentliche Preis- und Ratgeberseiten von Social-Recruiting-Anbietern im DACH-Raum (Stand Juni bis September 2026, geprüft am 01.10.2026). Alle Werte netto, zzgl. MwSt. Es handelt sich um Anbieterangaben, keine amtliche Statistik, eine neutrale Erhebung gibt es für diesen Markt nicht.
Zur Einordnung der Cost-per-Hire: über alle Modelle hinweg liegen Social-Recruiting-Agenturen laut Anbieterangaben bei 800 bis 2.200 EUR pro Einstellung. Das ist deutlich günstiger als Personalvermittler und Headhunter (rund 8.000 bis 15.000 EUR bei gewerblichen Stellen), aber der Listenpreis allein sagt wenig. Entscheidend ist, was in Setup und Retainer wirklich drin steckt und wie mit dem Werbebudget umgegangen wird.
Was kostet Social Media Recruiting?
Social Media Recruiting kostet mindestens das Werbebudget: Für eine Stelle in einer Region sind 600 bis 800 Euro im Monat ein üblicher Einstieg, die Spanne liegt bei 400 bis 1.200 Euro. Pro Bewerbung zahlen Sie bei Meta meist 10 bis 30 Euro. Mit Agentur kommen Setup und Monatshonorar dazu. Stand: öffentliche Marktangaben, September 2026.
Ohne Agentur zahlen Sie nur die Plattform, dafür liegt die Arbeit bei Ihnen: Anzeige schreiben, Kampagne steuern, jede Bewerbung am selben Tag zurückrufen. Die Posten im Überblick:
Quellen: öffentliche Preis- und Ratgeberseiten von Social-Recruiting-Anbietern (Stand Juni bis September 2026), darunter eine Auswertung von über 6.800 Bewerbungen aus einem Werbekonto. Anbieterangaben, keine amtliche Statistik.
Die Werbebudget-Falle: der Posten, bei dem am meisten getrickst wird
- Begriff
- Werbebudget (Media-Budget)
- Definition
- Das Werbebudget ist der Betrag, der direkt an die Plattform (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn) fließt und die Auslieferung der Anzeigen finanziert. Es ist getrennt vom Agenturhonorar, und eine seriöse Agentur nimmt darauf keine Marge. Im Social Recruiting liegt es 2026 meist bei 750 bis 2.500 EUR pro Monat und Kampagne, netto.
Das Werbebudget (Media-Budget) ist das Geld, das an Facebook, Instagram, TikTok oder LinkedIn fließt, damit die Anzeigen ausgespielt werden. Seriös läuft dieses Budget 1:1 an die Plattform, die Agentur nimmt darauf keine Marge und weist es getrennt vom Honorar aus. Genau hier wird im Markt am häufigsten getrickst: Wird das Werbebudget in ein „Komplettpaket inklusive Anzeigen" eingerechnet, sehen Sie nicht mehr, wie viel wirklich bei der Plattform ankommt. 10 bis 20 Prozent Marge auf das Media-Budget sind dann laut Marktberichten keine Seltenheit, und Ihre Reichweite sinkt entsprechend, ohne dass Sie es merken.
Lassen Sie sich schriftlich geben, wie viel des Gesamtbetrags reines Werbebudget ist und dass es 1:1 an die Plattform geht. Wer Service und Werbebudget nicht getrennt ausweisen will, hat dafür meist einen Grund.
Woran Sie ein unseriöses Angebot erkennen
- Werbebudget im „Komplettpaket" versteckt, keine getrennte Ausweisung
- 6 bis 12 Monate Bindung ohne Nachbesetzungs- oder Storno-Regel
- Rohe Kontaktdaten statt telefonisch qualifizierter Bewerber
- Aggressive Abschluss-Taktik und Garantien, die zu gut klingen
- Service und Werbebudget getrennt ausgewiesen, Budget 1:1 an die Plattform
- Kurze Mindestlaufzeit, klare Regel für den Fall der Nichtbesetzung
- Qualifizierte Bewerber (Wechselgrund, Starttermin, Gehalt geklärt)
- Strategiegespräch vor Vertrag statt Druck zum Abschluss
Was ein faires Angebot ausmacht, und was unser System kostet
Unser 90-Tage-Fachkraftsystem folgt genau dieser Trennung. Ein Setup einmalig, dann ein fester Monatspreis pro Stelle bei drei Monaten Mindestlaufzeit. Das Werbebudget läuft extern und 1:1 an die Plattform über Ihr eigenes Werbekonto, ohne Marge. Den Betrag nennen wir im Strategiegespräch, nachdem Ihr Fall durchgerechnet ist.
Drei Monate Mindestlaufzeit liegen am unteren Ende dessen, was im Markt üblich ist (meist 3 bis 12 Monate). Statt roher Leads telefoniert ein Senior-Berater mit jedem Bewerber, bevor er bei Ihnen auf dem Tisch landet. Schlankere Varianten klären wir im Gespräch.
Das Service-Honorar bleibt konstant, egal wie viele Menschen Sie aus einer Kampagne einstellen. Der Preis gilt pro Stelle, nicht pro Kopf: vier Fahrer aus einer Kampagne kosten dasselbe wie einer, und jede weitere Einstellung senkt den Service-Anteil je Hire. Davon zu trennen sind die reinen Werbekosten: LGI Logistics 475 EUR je Einstellung (Monat 1 isoliert), Ahnefeld Logistik 658 EUR je Einstellung (LKW-Fahrer, rund drei Monate). Diese Werte enthalten weder Setup noch Service-Honorar, das Werbebudget läuft ungekürzt an die Plattform.
Wie viele Einstellungen für Ihre Stelle und Region realistisch sind, sehen Sie in der KI-Mitarbeiterprognose. Ein Fahrer-Beispiel mit kompletter Rechnung steht in LKW-Fahrer finden 2026. Und was eine unbesetzte Stelle Sie in der Zwischenzeit kostet, rechnet der Vakanzkostenrechner.
Was kostet eine Personalvermittlung? (Provision und Rechenbeispiel)
Personalvermittler und Headhunter berechnen marktüblich 20 bis 35 Prozent des Brutto-Jahresgehalts als einmalige Provision. Bei 45.000 EUR Jahresgehalt sind das 9.000 bis 15.750 EUR pro Einstellung, fällig je nach Vertrag bei Unterschrift oder Arbeitsantritt. Verbreitet ist eine Rückzahlungsstaffel für ein Ausscheiden in der Probezeit, sie gilt aber nur, wenn sie im Vertrag steht. Alle Angaben netto.
Die Provision ist immer ein Prozentsatz des Brutto-Jahresgehalts der besetzten Stelle, nicht des Monatsgehalts. Je höher die Position, desto höher meist der Satz. Die Staffel je Rolle in der Tabelle ist eine Orientierung, einzelne Anbieter staffeln anders.
| Rolle | Provision vom Brutto-Jahresgehalt | Beispiel-Jahresgehalt | Provision in EUR |
|---|---|---|---|
| Fachkraft (Logistik, Handwerk, Lager) | 20-25 % | 45.000 € | 9.000-11.250 € |
| Spezialist (IT, Technik, kaufmännisch) | 25-30 % | 65.000 € | 16.250-19.500 € |
| Führungskraft (Executive Search) | 30-35 % | 100.000 € | 30.000-35.000 € |
Gesamtspanne laut öffentlichen Anbieterangaben (Stand 2026), Durchschnitt laut BDU 27,5 Prozent (2024). Staffel je Rolle als Orientierung. Alle Werte netto, zzgl. MwSt. Einzelne Anbieter liegen darüber oder darunter.
Rechenbeispiel: Disponent mit 45.000 EUR Jahresgehalt
Kommt es nicht zur Einstellung, fällt in der Regel nichts an. Das ist der Grund, warum das Modell auf den ersten Blick risikolos wirkt.
Der zweite Blick ist wichtiger. Verbreitet ist eine Rückzahlungsstaffel innerhalb einer Garantiezeit von meist drei bis sechs Monaten, aber nur, wenn sie im Vertrag steht. Geht der Mitarbeiter in dieser Zeit wieder, erstattet der Vermittler anteilig oder sucht ohne neues Honorar nach. Nach Ablauf dieser Frist ist die Provision endgültig verdient. Kündigt der Hire im siebten Monat, zahlen Sie für die Nachbesetzung die volle Provision erneut, plus die Vakanzkosten, die in der Zwischenzeit weiterlaufen. Lassen Sie sich die Staffel deshalb vor Unterschrift schriftlich geben: Wie lange gilt sie, und gibt es Geld zurück oder nur eine Nachbesetzung?
Personalvermittlung, Headhunter, Social-Recruiting-Agentur: Wo der Unterschied liegt
Die drei Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen, sie beschreiben aber unterschiedliche Abrechnungslogiken. Wie eine Social-Recruiting-Agentur für KMU konkret arbeitet, steht auf der eigenen Seite dazu. Die vollständige Systematik steht oben in den Modell-Abschnitten, hier die Kurzfassung:
- Personalvermittlung: Erfolgshonorar bei Einstellung, 20 bis 30 Prozent, Schwerpunkt Fach- und Spezialistenstellen. Der Vermittler greift auf seinen Kandidatenpool zu. Details unter Modelle mit Erfolgshonorar.
- Headhunter (Executive Search): dieselbe Prozentlogik, aber höhere Sätze (bis 35 Prozent), aktive Direktansprache und häufig ein Retainer-Modell mit Teilzahlungen bei Auftrag, Shortlist und Einstellung.
- Social-Recruiting-Agentur: kein Prozentsatz vom Gehalt, sondern Setup plus monatliches Service-Honorar plus getrenntes Werbebudget. Bezahlt wird die Kampagne, nicht der einzelne Kopf. Details unter Was kostet eine Social Recruiting Agentur und im Recruiting-Agentur-Vergleich für die Logistik.
Der praktische Unterschied: Bei der Provision skaliert der Preis mit dem Gehalt. Ein besser bezahlter Mitarbeiter kostet in der Vermittlung automatisch mehr, obwohl der Suchaufwand nicht zwangsläufig steigt. Beim Kampagnen-Modell ist der Preis vom Gehalt entkoppelt.
Wann eine Personalvermittlung trotzdem die richtige Wahl ist
Wir halten das Modell nicht für falsch, es passt nur zu einer bestimmten Situation. Sinnvoll ist es, wenn Sie eine einzelne Schlüsselrolle besetzen müssen, kein wiederkehrender Bedarf dahintersteht und der Kandidatenmarkt so eng ist, dass Direktansprache der einzige Weg bleibt. Auch bei verdeckten Suchen, etwa wenn eine Position noch besetzt ist und die Suche vertraulich laufen soll, spielt die Personalvermittlung ihre Stärke aus. Und wenn Sie sofort jemanden brauchen, kann ein passender Kandidat aus einem bestehenden Pool schneller da sein, als eine Kampagne aufgesetzt ist.
Weniger sinnvoll wird es, sobald Sie mehrere Stellen im Jahr besetzen, im gewerblichen Bereich suchen oder mit Fluktuation rechnen. Dann zahlen Sie die Provision jedes Mal neu, und nach der Besetzung bleibt bei Ihnen nichts zurück: keine Kampagne, keine Bewerberdaten, keine Sichtbarkeit als Arbeitgeber.
Der Gegenentwurf: was unser System stattdessen kostet
Unser 90-Tage-Fachkraftsystem rechnet nicht in Prozent vom Gehalt ab, sondern in festen Beträgen pro Stelle: ein Setup einmalig, dann ein fester Monatspreis bei drei Monaten Mindestlaufzeit, dazu das Werbebudget, das getrennt ausgewiesen wird und 1:1 an die Plattform geht. Den Betrag nennen wir im Strategiegespräch, nachdem Ihr Fall durchgerechnet ist.
Gegen die Provision aus dem Rechenbeispiel gestellt heißt das: Die Provision fällt pro Kopf erneut an, das Service-Honorar bleibt konstant, egal wie viele Menschen Sie aus der laufenden Kampagne einstellen. Der Unterschied zeigt sich ab der zweiten Einstellung. Die gemessenen Werbekosten aus zwei echten Kampagnen stehen in der Tabelle im Abschnitt Cost per Hire, sie sind keine Garantie für jeden Markt.
Ob sich das für Ihre Stelle rechnet, hängt am Ende an der Zahl, die viele nicht auf dem Schirm haben: Was kostet Sie die Stelle, solange sie offen bleibt? Das rechnet der Vakanzkostenrechner in zwei Minuten aus.
Eigen-Recruiting und Mitarbeiterempfehlung: Wann sie reichen, wann nicht
Eigen-Recruiting (klassisch)
Kostenlose Anzeigen bei Indeed und der Bundesagentur für Arbeit, dazu die eigene Karriereseite. Direkt fließt kein Geld, versteckt eine Menge: Die eigene Sichtung kostet Zeit. Den Rechenweg zeigt die letzte Zeile.
Hauptproblem: Vakanz dauert deutlich länger als bei aktiven Modellen, weil Sie nur reaktiv sind. Im Handwerk war eine offene Stelle zuletzt im Schnitt 242 Tage unbesetzt (BA, September 2026). Was das kostet, steht oben im Abschnitt Vakanzkosten.
Mitarbeiterempfehlung
Drei Viertel der Unternehmen nutzen Mitarbeiterempfehlungen (75,5 Prozent laut KOFA-Studie 4/2025), 60 Prozent davon halten sie für besonders erfolgreich. Wer eine Prämie zahlt, zahlt meist Geld: In einer internationalen Anbieterstudie mit 335 Unternehmen (2023) waren es 95 Prozent. Jedes fünfte Unternehmen (21 Prozent) vergibt nicht-monetäre Prämien wie zusätzliche Urlaubstage. Weniger sympathisch ist die Rechnung beim Mitarbeiter:
Drei Schwächen: Skaliert nicht (1 bis 3 Hires pro Jahr realistisch in einem 30-MA-Betrieb). Kollegen-Auswahl-Bias (es kommen Empfehlungen wie der Empfehlende selbst, nicht wie das Stellenprofil). Ist abhängig von Belegschafts-Motivation, die Sie nicht direkt steuern.
Mitarbeiterempfehlung ist die billigste Methode. Sie ist auch die unzuverlässigste. Drei Empfehlungen pro Jahr decken keine Wachstumsstelle in einem expandierenden Logistikbetrieb.
Was Sie WIRKLICH zahlen: Versteckte Kosten in jedem Modell
Die Listenpreise lügen nicht direkt. Sie verschweigen aber, was Recruiting wirklich kostet. Sechs Modelle, sechs versteckte Posten:
Wer ehrlich rechnet, kommt fast immer bei einem höheren CPH an, als die Anbieter angeben. Das ist der Grund, warum CPH-Transparenz im Markt so selten ist. Wer den Listenpreis akzeptiert, ohne die versteckten Kosten dazu zu rechnen, vergleicht Äpfel mit Birnen.
Die ehrliche Cost-per-Hire-Rechnung: LGI Logistics
LGI Logistics, Standort Buxtehude. Berufskraftfahrer im Nahverkehr (Tagestour mit Heimkehr) für Hochwertgut-Transporte mit OP-Roboter-Aufbau. Eine Nische: Führerschein CE Pflicht, Kennziffer 95 (Berufskraftfahrer-Qualifikation), Deutsch C1 Pflicht wegen technischer Dokumentation. Im Februar 2026 mit dem 90-Tage-Fachkraftsystem gestartet.
Ergebnis nach 30 Tagen:
- Werbebudget Monat 1: 950,71 EUR (extern an die Plattform)
- Bewerbungen gesamt: 53
- Telefonisch qualifiziert (durch Senior-Berater): 27 (51 Prozent Vorquali-Quote)
- Vorstellungsgespräche bestätigt: 11
- Einstellungen Monat 1: 2
53 Bewerbungen · 2 Einstellungen · 475 EUR Werbekosten je Einstellung (Monat 1 isoliert). Ein Headhunter hätte bei identischer Stelle (BDU-Schnitt 27,5 % auf 40.000 EUR Brutto) rund 11.000 EUR pro Einstellung berechnet, bei zwei Einstellungen rund 22.000 EUR Honorar. Fair wird der Vergleich erst mit Setup und Service-Honorar, die auf die 950,71 EUR Werbebudget noch dazukommen. Diese Rechnung machen wir im Strategiegespräch mit Ihren Zahlen.
Dazu kommt: Die Kampagne läuft weiter, ein Headhunter berechnet dagegen für jede weitere Einstellung wieder das volle Honorar. Ehrlich dazu: Bei LGI blieb es über das gesamte Engagement bei zwei Einstellungen. Deshalb steht hinter den 475 EUR immer „Monat 1 isoliert“.
475 EUR Werbekosten je Einstellung sind kein Standardergebnis, sondern der Wert eines Monats in einer bestimmten Region mit einer sauber strukturierten Stellenbeschreibung. Der zweite Case liegt bei 658 EUR (Ahnefeld Logistik, rund drei Monate). Beide Werte enthalten nur das Werbebudget. Was Ihre Stelle insgesamt kostet, rechnen wir Ihnen im Strategiegespräch mit Setup und Monatspreis durch.
Aus 85+ Recruiting-Projekten seit 2021 wissen wir: Wer den Cost per Hire ehrlich misst (also inklusive aller Folgekosten und Wiederbesetzungen), ist mit dem Marketing-Stack-Modell (Social Recruiting plus Senior-Vorqualifizierung plus Onboarding) bei Mittelstands-Stellen im Logistik- und Handwerks-Bereich in aller Regel günstiger unterwegs als mit Provisionsmodellen (Headhunter, Personalvermittlung).
Welches Modell für welche Situation? Entscheidungs-Framework
Es gibt nicht das eine richtige Modell. Es gibt das passende Modell für Ihre Situation. Hier unser Entscheidungs-Frame aus 85+ Recruiting-Projekten seit 2021:
Situation 1: Sehr kleines Volumen, niedrige Fluktuation (1-2 Stellen pro Jahr)
Mitarbeiterempfehlung als Erstes. Wenn nichts kommt, eine StepStone-Anzeige im Pro-Plus-Paket. Eigen-Recruiting parallel. Die Kosten je Modell stehen im Raster oben und in den Modell-Abschnitten.
Situation 2: Mittelstand mit kontinuierlichem Bedarf (3-8 Stellen pro Jahr) im gewerblichen Bereich
Hier liegt der Hebel des 90-Tage-Fachkraftsystems. Festpreis pro Stelle: Setup einmalig, dann ein fester Monatspreis, drei Monate Mindestlaufzeit, Betrag im Strategiegespräch. Der Preis gilt pro Stelle, nicht pro Kopf, Onboarding und Fluktuationsschutz sind enthalten. Senior-Vorqualifizierung schützt Ihre Zeit. Sinnvoll insbesondere für: Logistik (Fahrer, Lager, Disposition), Handwerk (SHK, Elektro, Anlagenbau), industrielle Fachkräfte.
Situation 3: Volumen-Hires Helfer / Lager / einfache Fachkräfte
Indeed mit Abrechnung pro begonnener Bewerbung plus eine kompakte Social-Kampagne. Ziel ist Quantität, nicht Tiefe in der Persona-Diagnose. Was eine Bewerbung über Meta kostet, steht im Abschnitt Social Media Recruiting.
Situation 4: IT, Tech, Akademiker
Active Sourcing über LinkedIn plus Stellenanzeige in einem spezialisierten Job-Portal. Geduld haben, Time-to-Fill ist hier länger.
Situation 5: Top-Management ab 100K Gehalt
Headhunter (Executive Search), keine Frage. Diskretion und Netzwerk sind hier der eigentliche Wert. Garantiezeiten verhandeln.
Situation 6: Langfrist-Autarkie
KI-System schlüsselfertig (Festpreis, Betrag im Gespräch) für Unternehmen ab 8 Stellen pro Jahr, die Recruiting nicht dauerhaft an einen Dienstleister binden wollen. Übergabe auf eigenen Server, danach nahezu nur noch Werbebudget.
Wer in den letzten 12 Monaten mehr als 8.000 EUR pro Hire bezahlt hat (im klassischen Mittelstand, gewerbliche Bereiche), zahlt mit hoher Wahrscheinlichkeit zu viel. Nicht weil das alte Modell schlecht ist, sondern weil andere Modelle für dieselbe Stelle deutlich günstiger arbeiten können. Rechnen Sie nach, mit der Formel aus dem Abschnitt Cost per Hire und Ihren eigenen Zahlen.